Nye innkjøpsverktøy (Ivalua)

Sykehusinnkjøp HF har tidligere benyttet anskaffelsesplattformen Mercell til å digitalt gjennomføre anskaffelser av varer og tjenester til den norske spesialisthelsetjenesten. Dette innebærer at vi har lyst ut konkurranser, tatt imot tilbud og tildelt og signert avtaler i Mercell.

Den 24. mars 2026 skifter vi til den nye plattformen Ivalua. Flere større norske offentlige virksomheter har allerede tatt i bruk Ivalua. Plattformen er derfor i ferd med å bli en ny aktør på det norske markedet, tilsvarende Mercell.

På denne siden får du som leverandør informasjon om overgangen.

Vi anbefaler at leverandører leser gjennom denne siden, ser introduksjonsvideoene for Ivalua og gjør seg kjent med brukermanualen vi lenker til før de starter registreringsprosessen.

Du finner Ivalua, Sykehusinnkjøp HFs nye portal for anskaffelser og avtaleforvaltning her.

Ofte stilte spørsmål

Hvorfor skifter vi?

Sykehusinnkjøp HF har tidligere benyttet en rekke forskjellige systemer i løpet av innkjøpsprosessen fra planlegging og gjennomføring av anskaffelser til forvaltning av inngåtte avtaler. Med Ivalua kan vi samle mange av dem i én løsning og slik strømlinjeforme, standardisere og forenkle arbeidet vårt. Dette vil gjøre oss enda bedre egnet til å utføre hovedoppdraget vårt – å skape økonomisk handlingsrom for spesialisthelsetjenesten gjennom gode og effektive anskaffelser.

Når tar Sykehusinnkjøp HF i bruk Ivalua?

Vi tar i bruk Ivalua 24. mars 2026. Fra og med denne dagen vil alle Sykehusinnkjøp HFs nye anskaffelser publiseres i Ivalua. Nye avtaler vil også signeres og forvaltes i Ivalua i avtaleperioden.

Vil anskaffelser som er utlyst i Mercell flyttes til Ivalua?

Nei, anskaffelser som er publisert i Mercell før den 24. mars vil bli værende i Mercell og fullføres der. Sykehusinnkjøp HF vil altså i en periode frem til alle anskaffelser er avsluttet i Mercell bruke både Ivalua og Mercell.

Hvordan registrerer leverandører seg i Ivalua?

Leverandører kan registrere seg og logge inn i Ivalua fra og med tirsdag 24. mars. 

OBS: Virksomheter som i dag har aktive avtaler som forvaltes av Sykehusinnkjøp HF, vil den allerede ha en leverandørprofil i Kardia. Disse skal ikke registrere virksomheten på nytt, men i stedet bruke "Mistet passordet?"-funksjonen på innloggingssiden. De vil da få mulighet til å velge et passord de kan logge inn med.

Hvis virksomheten har en representant som er registrert som kommersielt ansvarlig med tilgang i Sykehusinnkjøp HFs Leverandørportal, kan personen logge inn slik og få rettighet til å legge andre brukere til virksomhetens profil og vedlikeholde leverandørinformasjon. Hver leverandører kan opprette flere leverandørkontakter knyttet til profilen sin.

Dersom virksomheten ikke allerede har en leverandørprofil registrert hos oss, kan registrering gjøres på forsiden til Ivalua ved å trykke på lenken «Ny leverandør? Registrer her».

Registreringen gjennomføres i tre trinn:

1. En representant for leverandøren registrerer en leverandørprofil. Dette gjøres kun én gang. Den som gjør registreringen, vil samtidig bli opprettet som en leverandørkontakt for virksomheten. Dette innebærer at personen får en personlig bruker knyttet til virksomheten og kan logge inn og gjøre handlinger på vegne av den. Eksempler på handlinger inkluderer å sende tilbud, endre informasjon om virksomheten, lese og svare på meldinger og administrere avtaler.

   Viktig: Den personlige epostadressen du oppgir blir brukernavnet ditt. Vær bevisst på at en epostadresse kun kan kobles til én juridisk enhet. Dette er viktig for selskaper som består av flere juridiske enheter med forskjellige organisasjonsnummer (f.eks. har et selskap i Norge og et annet i Sverige). Det vil da ikke være mulig å bruke samme epostadresse for å logge inn på vegne av begge disse enhetene. En person som skal levere tilbud på vegne av en leverandør må derfor passe på å knytte epostadressen sin til den juridiske enheten som skal stå for tilbudet. En person som skal administrere eksisterende avtaler for en leverandør må knytte epostadressen sin til enheten som står som avtalepart med sitt organisasjonsnummer på leverandørens avtaler.

2. Registreringen vil så godkjennes av Sykehusinnkjøp HF. Dette gjøres for å verifisere at leverandøren er reell og ikke allerede registrert i systemet. Sykehusinnkjøp HF vil fortløpende godkjenne leverandører som registrerer seg, og leverandører vil få en epost når de er blitt godkjent. Vi har for tiden stor pågang fra leverandører som registrerer seg, og godkjenning kan ta noe tid.

3. Når leverandøren er godkjent, kan personen som registrerte den begynne å bruke Ivalua. Det er da mulig å legge til flere leverandørkontakter på leverandørens profil. Dette er andre personer som får samme mulighet til å logge seg inn og gjøre handlinger på vegne av leverandøren. Slik kan en leverandør ha mange personer med tilgang til å bidra til arbeid som gjøres i Ivalua.

   Viktig: Leverandører er selv ansvarlig for å forvalte egne brukere. Vi anbefaler å kun legge til leverandørkontakter med adresser som tilhører leverandørens epostdomener (ikke offentlige domener som Hotmail og Gmail).

Vi har laget to korte videoer som forklarer registrering av leverandørprofil og opprettelse av leverandørkontakter i tillegg til endring av leverandørinformasjon i Ivalua.

Brukermanual

For en grundigere gjennomgang, kan du se brukermanualens seksjon 02.02 (opprettelse av leverandør) og 02.03 (opprettelse av leverandørkontakt). Her gis detaljerte trinn-for-trinn-beskrivelser. I seksjon 02.04 beskrives også endring av informasjon som er lagret om leverandøren.

Brukermanualen viser også hvordan leverandører leverer tilbud til anskaffelser og følger opp avtaler de inngår.

Du finner brukermanualen for leverandører her.

Vil Ivalua ha support for leverandører?

Ja, Ivalua vil ha en gratis supporttjeneste som leverandører kan ta kontakt med dersom de trenger teknisk support. Kontaktinformasjon for support ligger på Ivaluas forside. Åpningstid for support er 09.00-16.00.

Tips til leverandører som skal bruke Ivalua

Det eneste som kreves for å delta i anskaffelser publisert av Sykehusinnkjøp HF er å opprette en leverandørprofil og eventuelt legge til flere leverandørkontakter til profilen (se over for instrukser). Dette kan for eksempel gjøres første gang en leverandør ønsker å gi tilbud til en anskaffelse.

Siden systemet er nytt, anbefaler vi leverandører å være tidlig ute når de skal besvare sine første anbudskonkurranser i Ivalua. Det innebærer å starte på tilbud tidlig, sette av ekstra tid til å utarbeide dem og å levere tilbudene i god tid før konkurransenes tilbudsfrist.

En god tommelfingerregel er å levere tilbudet senest en dag før fristen utgår. Husk at det er mulig å gjøre endringer i et tilbud som er levert og levere det i ny versjon helt frem til tilbudsfristen.

Leverandører som er tidlig ute vil ha bedre tid til å slå opp i brukermanualen og å ta kontakt med teknisk support i tilfelle det skulle trenges.

Koster det noe å bruke Ivalua?

Nei, det er gratis for leverandører å bruke Ivalua.

Har Ivalua anbudsvarsling?

Nei, Ivalua tilbyr ikke anbudsvarsling. Det finnes derimot flere eksterne varslingstjenester på markedet, og disse vil fortsette å inkludere Sykehusinnkjøp HFs anskaffelser også etter at vi går over til Kardia. Grunnen er at våre åpne anbudskonkurranser automatisk publiseres i den offentlige anbudsdatabasen Doffin, og det er her disse varslingstjenestene henter data om anskaffelser fra. Den eneste forskjellen etter overgangen vil være at lenkene til Sykehusinnkjøp HFs konkurranser vil lede leverandører til Ivalua i stedet for Mercell.

Det vil som før også være mulighet for å søke etter anbudskonkurranser som Sykehusinnkjøp HF legger ut i Doffin og TED. Du kan lese mer om dette på Doffins nettsider.

Vil gamle konkurranser og avtaler fjernes fra Mercell?

Nei, gamle anskaffelser som tidligere er gjennomført i Mercell og avtaler som tidligere er signert i Mercell vil fortsatt ligge der. De påvirkes ikke av at Sykehusinnkjøp HF går over til Mercell.

Still et spørsmål

Hvis du trenger hjelp til å bruke Ivalua eller har tekniske problemer, ta kontakt med teknisk support (se Ivaluas forside).

Dersom du har generelle spørsmål om Ivalua som ikke dekkes av informasjonen gitt overfor, kan du stille ditt eget spørsmål i dette spørreskjemaet.

Velkommen som bruker av Ivalua. Vi ser frem til å samarbeide med dere på den nye plattformen vår for anskaffelser og avtaleforvaltning.