Hovedregelen er at avtalene som er inngått innenfor hvert delområde er en eneavtale med en leverandør. Det vil si at leverandøren har en enerett til å bli benyttet. Foretakene gjør bestillinger via eget bestillingssystem opp mot leverandør. Avdelingene i foretakene finner produktene via lagerbestillingssystem eller ved å kontakte innkjøpsavdelingen.
Ved parallelle rammeavtaler vil det bli inngått avtale med inntil 3 leverandører. Den konkrete vurderingen vil være avhengig av tilbudenes sammensetning og en helhetsvurdering av kostnader, produktegenskaper og behov. Der det ikke er mulig å evaluere deltilbudet i sin helhet forbeholder vi oss retten til å tildele ned på varelinjenivå.
Leverandørene vil bli rangert etter plassering i konkurransen, hvor den høyest rangerte leverandør blir å anse som hovedleverandør. De to leverandørene med lavere rangering enn hovedleverandør vil bli leverandør 2 og 3.
Omsetningen fordeles etter en prioritering hvor hovedleverandør benyttes først osv. Dette betyr at fordeling av kjøp (avrop) som hovedregel skal skje med den leverandør som er rangert som den høyeste. Leverandør 2 og 3 må i utgangspunktet påregne et lavt omfang. Unntak fra dette kan gjøres i følgende tilfeller, og da hos den høyest rangerte tilbyderen hvor unntaket ikke kommer til anvendelse:
- Særskilte medisinskfaglige vurderinger fra behandlende lege som tilsier at produkt fra lavere rangert leverandør er bedre egnet for den aktuelle prosedyre/indikasjon/pasient.
- Overfor rangerte leverandør ikke kan levere produktet(ene) eller levere innen avtalefestet tid. Med levere produktene menes også dersom leverandør ikke tilbyr den aktuelle størrelsen etterspurt i referanselinjen, og leverandører rangert under tilbyr disse.
- Ved studier og utprøving av produkter, begrenset oppad til 20% årlig volum. Dette kan omfatte produkter med lavere rangering eller produkter som ikke er omfattet av rammeavtalen.
Unntaket besluttes av det ansvarlige fagpersonale på avdeling hvor produktet anvendes.
Dersom det i løpet av avtaleperioden blir publisert leverandøruavhengige, vitenskapelige studier som viser at tilbudt produkt fra en leverandør ikke lenger er anbefalt brukt, vil rangeringen kunne endre seg. Leverandøren vil varsles på forhånd og gis mulighet til å komme inn på avtalen igjen dersom det kan tilbys et akseptabelt erstatningsprodukt.
