Kategoriplan for IKT

Innkjøpsgruppen for infrastruktur dekker grunnleggende teknologiske komponenter som er avgjørende for drift og videreutvikling av organisasjonens IKT-miljø. Dette inkluderer servere, nettverksutstyr, lagringsløsninger og programvarelisenser, som samlet utgjør kjernen i en stabil, sikker og skalerbar teknologiplattform. Innkjøpsgruppen omhandler også mobiltelefoner samt avtale om trafikk. Investeringene er essensielle for å sikre tilgjengelighet, ytelse og datasikkerhet, samtidig som de legger til rette for effektiv bruk av digitale systemer og verktøy.

Formålet med infrastrukturinvesteringene er å oppnå kostnadseffektivitet, redusere risiko og forbedre driftssikkerheten. Dette realiseres blant annet gjennom standardisering av utstyr, overgang til hyllevareløsninger og kontinuerlig oppgradering av teknologiplattformer for å støtte både daglig drift og fremtidig innovasjon.

Innkjøpsgruppen følger en differensiert tilnærming der utstyr og tjenester tilpasses både sluttbrukerbehov og dataromskrav. Eksempler på sluttbrukerutstyr inkluderer PC-erog skjermer (herunder kliniske PCer og granskningsskjermer), skrivere, sikker utskriftsløsning og mobile enheter (herunder kliniske), mens datarommet fokuserer på servere, lagringsløsninger og nettverkskomponenter. Infrastruktur dekker også anbudspakker som datasikkerhet, serverbasert programvare og driftstjenester mv.

En vesentlig andel av investeringene innenfor IKT-infrastruktur skjer i dag gjennom nasjonale rammeavtaler, som bidrar til volumbaserte besparelser. Samtidig medfører dette en dominans fra enkelte store leverandører, noe som understreker behovet for en sterkere leverandøroppfølging for å sikre konkurransedyktige betingelser, høy kvalitet og innovasjon i leveransene.

Fordeling per anbudspakke under IKT infrastruktur eks. mva. i millioner for 2022 

• Klienter og skjermer: 354
• Nettverk: 378
• Microsoft (programvare): 330
• Telefoni, abo: 175
• Lagring: 142
• Servere: 141
• IKT-tilbehør: 84
• Mobiltelefoner og nettbrett: 73
• Oracle (programvare): 67
• VMware (programvare): 40
• Skriverrekvisita: 15

Omsetningen innenfor IKT-kategorien i 2022 var på 5,7 milliarder kroner. Analyser utført i forbindelse med kategoriarbeidet for IKT viser potensiale for store besparelser ved å tilpasse verktøyene til brukernes faktiske behov. Det er også identifisert betydelige økonomiske og miljømessige gevinster ved å strategisk forlenge levetiden på utstyr før utskiftning, der det er mulig, samt bedre og langsiktig planlegging av transportene.

Analyser viser at enkelte store leverandører står for en betydelig andel av omsetningen, noe som har ført til etterspørsel etter en mer systematisk oppfølging for å sikre bedre avtalevilkår, kvalitet og innovasjon fra leverandørsiden.

Datasikkerhet utgjør også en sentral utfordring i IKT-infrastruktur og helseforetakene er underlagt sikkerhetsloven. Økende trusler og skjerpede sikkerhetskrav krever mer systematiske risikovurderinger i anskaffelsesprosesser for å beskytte sensitive data og sikre driftssikkerhet.

Økende geopolitisk polarisering kan medføre handelskonflikter som påvirker både leveranser og prisstrukturer, særlig for utstyr produsert i Asia, der eierskapet ofte ligger hos vestlige selskaper. Slike globale spenninger krever risikoreduserende tiltak i anskaffelsesstrategien.

Markedsprisene for råvarer svinger betydelig og skaper utfordringer for både sykehusene og leverandørene. En del av de nasjonale rammeavtalene innenfor infrastruktur har fastpriser med mulighet for årlig KPI-justeringer og kvartalsvis valutajusteringer. Rammeavtalene nettverk, lagring og servere har ingen prisjusteringer, men følger markedspris (minikonkurranser). Hyppige prisjusteringer medfører ressurskrevende manuelle oppdateringer i både Sykehusinnkjøp og sykehusenes systemer.

En annen utfordring er tendensen til leverandørbindinger. Ofte låses organisasjoner til enkeltprodusenter, noe som reduserer konkurransen og fleksibiliteten i markedet. Selv om flere leverandører tilbyr lignende produkter, kan konkurransen bli begrenset etter valg av en spesifikk produsent, noe som potensielt svekker kostnadseffektiviteten over tid.

Innenfor IKT kategorien foregår det mye direktebetaling fra produsent til leverandør (kick-back), basert på omsetning denne har. Dette medfører at noen av leverandørene kan få en stor konkurransefordel i forhold øvrige leverandører i markedet, som er vanskelig å få innsikt i.

Samfunnsansvar er også et viktig hensyn, særlig knyttet til etterprøvbarhet innen etisk handel og miljøpåvirkning. Helseforetakene er underlagt åpenhetsloven og hele verdikjeden, fra mineralutvinning til ferdig produkt, medfører risikofaktorer som krever kontinuerlig oppfølging av leverandører og produsenter for å sikre ansvarlige anskaffelser.

IKT-infrastrukturanskaffelser gjennomføres i stor grad nasjonalt eller flerregionalt. For å sikre at også mindre leverandører kan delta, deles anskaffelsene under anbudspakken datarom (nettverk, lagring og server), inn i mindre delkonkurranser fordelt på flere anbudspakker. En utfordring er at mindre leverandører ofte har begrenset sortimentsbredde og lavere partnerstatus hos produsent, noe som kan føre til oppsplitting av sortimentet og at de mindre selskapene blir utkonkurrert av de store leverandørene som har bedre betingelser hos produsent.

Avtaleforvaltningen innen IKT utføres overordnet av Sykehusinnkjøp på nasjonalt nivå, mens den operative forvaltningen og avvikshåndteringen som regel håndteres av de regionale IKT-foretakene. Det er imidlertid store variasjoner i hvilke oppgaver som håndteres lokalt/regionalt og hvilke som overføres til Sykehusinnkjøp.

Uklar grensegang mellom Sykehusinnkjøp og IKT-selskapene, samt usikkerhet rundt samhandling innen avtaleforvaltning, har ført til unødvendig involvering og fragmentering av arbeidsoppgaver. Dette har resultert i ineffektive prosesser og mangelfull oppfølging på både taktisk og strategisk nivå.

Sykehusinnkjøp har som mål å styrke avtaleforvaltningen, spesielt innenfor samfunnsansvar. IKT er et prioritert risikoområde i den godkjente handlingsplanen for samfunnsansvar, og det er nødvendig med tettere oppfølging av miljøkrav for å sikre bærekraftige løsninger.

En strategisk tilnærming som tar hensyn til både utfordringer og muligheter, er avgjørende for å sikre en robust, sikker og bærekraftig IKT-infrastruktur for helseforetakene. Dette krever løpende evaluering og tilpasning for å opprettholde en stabil teknologisk plattform som støtter helseforetakenes behov.

Effektiv anskaffelse og bruk av IKT-utstyr er avgjørende for å sikre en bærekraftig og kostnadseffektiv drift innen spesialisthelsetjenesten. Tradisjonelt har anskaffelser vært preget av ensartede løsninger som ikke nødvendigvis har vært tilpasset brukernes faktiske behov. Dette har ført til unødvendig høye kostnader, ineffektiv ressursbruk og begrenset fleksibilitet i teknologiutviklingen.

For å adressere disse utfordringene er det nødvendig med en mer strategisk og behovsbasert tilnærming til IKT-anskaffelser. Dette innebærer en differensiert behovsspesifisering, bedre planlegging og samordning med leverandører, samt tiltak for å øke konkurransen på produsentnivå. Ved å implementere en mer målrettet innkjøpsstrategi kan helseforetakene oppnå bedre kostnadskontroll, høyere kvalitet på teknologiske løsninger og en mer dynamisk og innovasjonsfremmende leverandørstruktur.

Videre vil en systematisk vurdering av behov, samarbeid med leverandører og innføring av teknologinøytrale konkurransevilkår legge grunnlaget for økt verdiskaping og mer bærekraftige innkjøp. Dette dokumentet beskriver tiltak og strategier som skal bidra til å optimalisere innkjøpsprosessene og sikre en mer fremtidsrettet og effektiv forvaltning av IKT-ressurser.

4.1.1 Differensierte behovsspesifiseringer ved anskaffelsene

Historisk sett har brukere av IKT-utstyr mottatt ensartede datamaskiner uavhengig av individuelle behov, noe som har resultert i overdimensjonerte løsninger for enkelte brukere. Datamaskinene som anskaffes, er av høy teknisk standard, men ikke alltid tilpasset brukernes faktiske krav. Dette har ført til unødvendig høye kostnader og ineffektiv ressursbruk.

Ved å innføre en mer differensiert behovsspesifisering, der teknologivalg tilpasses spesifikke arbeidsoppgaver og bruksmønstre, kan betydelige kostnadsbesparelser oppnås. Dette innebærer en grundig analyse av brukergrupper basert på deres faktiske behov, arbeidsoppgaver og tekniske kompetanse, og deretter innføring av en trinnvis tilnærming til anskaffelser.

For å oppnå dette skal det etableres tydelige nivåreguleringer og standarder for behovskartlegging. Dette vil sikre at alle ansatte har tilgang til adekvat teknisk utstyr uten unødvendig overforbruk av ressurser.

Videre vil en bedre tilpasset behovsvurdering sikre bedre kostnadskontroll, optimalisert ressursutnyttelse og økt tilfredshet blant brukerne ved å tilby teknologi som er tilpasset deres faktiske krav. Det vil også innføres en kontinuerlig overvåking og evaluering av behovene for å sikre at teknologiløsningene er fleksible og i tråd med utviklingen i arbeidsprosesser.

Den overordnede målsettingen er å etablere en bærekraftig, ansvarlig og etisk forankret innkjøpspraksis for IKT-utstyr og -tjenester, som bidrar til redusert miljøavtrykk, fremmer sosial rettferdighet og skaper positive endringer i hele verdikjeden. Dette innebærer en helhetlig tilnærming der miljømessige, sosiale og økonomiske hensyn balanseres for å oppnå langsiktig verdiskaping og økt fokus på samfunnsansvar, samtidig som spesialisthelsetjenestens behov dekkes på en kostnadseffektiv og sikker måte.

For å realisere denne målsettingen skal det utvikles klare og målrettede strategier for bærekraftige IKT-anskaffelser.

Den overordnede målsettingen er at arbeidet med datasikkerhet i spesialisthelsetjenesten skal fortsatt ha høy prioritet. Samtidig skal leveransesikkerheten og beredskapen for kritisk infrastruktur forbedres.

Dette fordrer en helhetlig tilnærming til risikostyring, proaktive tiltak for å forebygge og begrense sikkerhetstrusler, samt styrking av robustheten i digitale systemer og fysiske ressurser.

For å oppnå dette skal jobbes videre med å forbedre strategier og tiltak, øke kunnskap og skape bevissthet om temaene som vist i punktene under.

Ved å tilpasse teknologiske løsninger til brukergruppenes faktiske behov, kan spesialisthelsetjenesten oppnå

• reduserte kostnader
• økt brukeropplevelse

Gjennom en mer behovsrettet tilnærming kan kostnader til teknisk arbeidsverktøy reduseres betydelig. Brukere med enkle behov kan tildeles enklere og rimeligere enheter (PC klienter), noe som gir en mer hensiktsmessig ressursbruk.

Tilgang til riktig verktøy basert på faktiske arbeidsoppgaver vil kunne forbedre produktiviteten og brukertilfredsheten.

Ved å forlenge levetiden til eksisterende teknisk utstyr, kan organisasjonen oppnå kostnadsbesparelser ved å utnytte eksisterende utstyr lenger, og redusere hyppigheten av utskiftninger.

Videre vil et redusert behov for nyanskaffelser gi betydelige positive effekter på miljøet, herunder redusert avfall, lavere energiforbruk i produksjon og redusert karbonavtrykk.

Til sist vil lengre levetid på teknisk utstyr bidra til en mer ansvarlig ressursforvaltning og understøtte en sirkulær økonomi.

Åpning for økt konkurranse blant produsenter gjennom generiske kravspesifikasjoner og åpen konkurranse vil resultere i

• reduserte kostnader
• driftsmessig sikkerhet
• innovasjon og kvalitet

En åpen konkurranse mellom flere leverandører gir bedre prisbetingelser og muliggjør innkjøp av mer kostnadseffektive løsninger.

Ved å spre anskaffelsene over flere leverandører reduseres risikoen for leveranseproblemer, sårbarheter og avhengighet av enkeltaktører.

Konkurranse bidrar til at leverandører kontinuerlig utvikler nye og bedre produkter, noe som sikrer tilgang til oppdaterte teknologiløsninger av høy kvalitet.

For å realisere gevinstene skal det etableres systemer for:

• Måling og rapportering: Systematisk oppfølging og rapportering av oppnådde gevinster knyttet til kostnadsbesparelser, effektivitet og miljøeffekter.
• Kontinuerlig forbedring: Evaluering av anskaffelsesprosesser og tilpasninger for å sikre at gevinster realiseres og opprettholdes over tid.