Bidrar til rask utskifting når maskiner havarerer i Helse Sør-Aust

Henning Bjørneng Sagen leier eit team dedikert til rask erstatning av medisinskteknisk utstyr i Helse Sør-Aust. Saman med Anita Gulliksen og Kaia Kristine Bråthen utgjer han «Team Snarkjøp» som i løpet av to og eit halvt år har gjennomført over to hundre anskaffingar av medisinskteknisk utstyr og laboratorieprodukt. Anskaffingane er hovudsakleg gjorde for Helse Sør-Aust, med unntak av Oslo universitetssjukehus som ikkje er ein del av ordninga.

– Sjukehusa har store parkar med medisinskteknisk utstyr. Kvart år vil nokre av apparata og maskinene deira uventa bryta saman. Då er det viktig å erstatta dei raskt, og for å få det til, må anskaffingane våre gå på skjener, seier Henning Bjørneng Sagen.

Oppstartsmøte innan ei veke

Når eit sjukehus melder inn behov for nytt utstyr, tek teamet kontakt innan 24 timar. Gjennomsnittleg tek det berre éi veke før dei held oppstartsmøte med fagpersonar og medisinskteknisk personell på sjukehuset.

– Det er mange som har vore involvert i å få redusert tida anskaffingane våre tek. Helse Sør-Aust tilførte ekstra midlar for å få oppretta gruppa vår. Vi jobbar også tett med Sjukehuspartnar HF, som vurderer risiko og sikrar at utstyr som treng det kan koplast til nettverk. Då unngår vi feil og forseinkingar. I tillegg har vi forenkla metodikken for hurtiganskaffingar, seier Anita Gulliksen.

Opsjonar sparer arbeid

«Team Snarkjøp» bruker også opsjonar for å effektivisera arbeidet sitt.

– Når vi har anskaffing av eit apparat, kan me inkludera opsjonar på ekstra apparat viss verdien totalt er innanfor Del I-terskelen på 1,3 millionar kroner. Når vi seinare får eit havari som opsjonen kan dekkja, bruker vi den. Då sparer vi oss for ein heil anskaffingsprosess sidan arbeidet er gjort i forkant, seier Kaia Kristine Bråthen.

Fornøgde kundar

Tenestene «Team Snarkjøp» tilbyr har vorte populære blant kundane deira.

– Helse Sør-Aust er svært fornøgd med den nye ordninga som Sjukehusinnkjøp har organisert for Del 1-anskaffingar av MTU og LAB. Samarbeidet er betrakteleg styrkt, og anskaffing og tilkopling av medisinskteknisk utstyr til nett går mykje fortare. Det er laget robuste prosessar som samtidig er vesentleg enklare enn før. «Snarkjøp» er så langt ein suksess, seier avdelingsdirektør for innkjøp og logistikk i Helse Sør-Aust, Ilone Rønbeck.

På Akershus universitetssjukehus meiner spesialrådgivar innkjøp Dag Erik Danielsen at arbeidet til teamet er eit føredøme.

– Den omgåande responsen me får når me melder inn behov, har gitt oss stor tru på Sjukehusinnkjøps gjennomføringsevne. Me opplever at me har ein samarbeidspartnar som er «på» i bistanden sin til Ahus. Det er uhyre viktig for bygging av tilliten me må ha til kvarandre, seier han.

Klar for dei neste 200

Teamleiar Henning Bjørneng Sagen fortel at arbeidet med hurtige anskaffingar held fram.

– Me jobbar heile tida for å forbetra prosessane våre. I dag ligg gjennomsnittleg tid frå eit behov blir meldt til avtale på nytt utstyr er signert på 55 dagar. Det er raskt i anbodsverda, og kanskje kan me redusera det ytterlegare. «Team Snarkjøp» ser i alle fall fram til å levera sine neste 200 anskaffingar for Helse Sør-Aust, seier teamleiar Henning Bjørneng Sagen.