Gikk sammen om å kontrollere felles leverandør
Sykehusinnkjøp, Oslo kommune og Statens innkjøpssenter har testet en ny modell for oppfølging av leverandører. Erfaringen er at samarbeid kan gi både bedre kontroll og mindre dobbeltarbeid.
Hva gjør man når flere offentlige virksomheter har samme leverandør – og samtidig skal kontrollere at leverandøren følger krav til menneskerettigheter og ansvarlig næringsliv?
Oslo kommune, Sykehusinnkjøp HF og Statens innkjøpssenter i DFØ valgte å samarbeide.
De tre virksomhetene har siden 2022 samarbeidet om å styrke arbeidet med menneskerettigheter og arbeidstakerrettigheter i offentlige anskaffelser, med særlig oppmerksomhet på IKT-utstyr og mobiltelefoner. I forberedelse til konkurranse på mobile enheter samarbeidet Oslo kommune og Sykehusinnkjøp om å sette krav til bærekraft og arbeidstaker- og menneskerettigheter i anskaffelsen.
Samarbeid ga gevinster
Da det viste seg at de hadde samme leverandør av mobile enheter, bestemte de seg for å gjennomføre en felles revisjon av leverandørens arbeid med aktsomhetsvurderinger.
Sluttrapporten dokumenterer at samarbeidet har gitt betydelige gevinster. Ved å samle kompetanse og ressurser har partene oppnådd økt effektivitet, styrket måloppnåelsen og bidratt til økt samfunnsnytte.
– Vi kunne dele på arbeidet og få til en mer omfattende oppfølging enn det hver enkelt virksomhet sannsynligvis ville hatt kapasitet til alene, er hovedkonklusjonen i rapporten.
Brukte egne krefter
Revisjonen ble ledet av Oslo kommune, med støtte fra Sykehusinnkjøp og Statens innkjøpssenter, uten bruk av et eksternt revisjonsmiljø. Det reduserte kostnadene, samtidig som de involverte virksomhetene bygget kompetanse på revisjon og ansvarlig næringsliv.
At kontraktskravene i de tre avtalene ikke var identiske, viste seg heller ikke å være noe stort hinder. Selv om kravene var formulert forskjellig, bygget de i stor grad på de samme prinsippene.
Nyttig for leverandøren
Også leverandøren skal ha hatt nytte av samarbeidet.
I stedet for å måtte håndtere flere separate revisjoner fra offentlige kunder, kunne selskapet forholde seg til én koordinert prosess. Det reduserte ressursbruken og gjorde det mulig å bruke mer tid på selve forbedringsarbeidet.
Revisjonen viste samtidig at leverandøren har etablert systemer og rutiner for aktsomhetsvurderinger og ansvarlig næringsliv. Samtidig er risikoen fortsatt høy. Mobiltelefoner og annet IKT-utstyr inngår i komplekse globale leverandørkjeder, der det kan være betydelig risiko for brudd på menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter og miljøhensyn.
Mulig å benytte på andre områder
Prosjektgruppen mener derfor at modellen kan ha overføringsverdi til andre områder.
Erfaringene kommer samtidig som nye regler i anskaffelsesloven har løftet samfunnshensyn tydeligere frem.
Konklusjonen er at offentlige oppdragsgivere kan få mer igjen for ressursene sine ved å samarbeide om oppfølgingen av leverandører de har til felles.
Kontaktinformasjon:
Ved ønske om kontakt i forbindelse med revisjonen, kan følgende nås: Kjersti Koffeld, Økonomi- og forvaltningsetaten, Oslo kommune, kjersti.koffeld@okf.oslo.kommune.no eller Merete Sunde, Spesialrådgiver miljø og etisk handel, avdeling bærekraft i Sykehusinnkjøp HF, merete.sunde@sykehusinnkjop.no