Slik bruker du vårt nye innkjøpsverktøy Ivalua

For virksomheter som har aktive avtaler som blir forvaltet av Sykehusinnkjøp HF:

1. Leverandøren har da allerede en leverandørprofil
2. Det er leverandør selv som administrer sine brukere, og ansatte som ønsker tilgang til portalen skal da ta kontakt internt i virksomheten for å finne ut hvem som er leverandøradminstrator(er), og vedkommende kan da opprette dem som ny bruker.

For nye leverandører:

1. Søk om å bli opprettet som ny leverandør med lenken «Ny leverandør? Registrer her».
2. Søknaden blir godkjent manuelt. Dette kan ta noe tid ved stor pågang. Dersom en leverandør allerede eksisterer, vil søknaden bli avslått, og du vil motta en e-post om dette.

For en grundigere gjennomgang, se brukermanualens seksjon 02.02 (opprettelse av leverandør).

Denne videoen beskriver hvordan en leverandør kan registrere en leverandørprofil i Ivalua:

De personene som har rollen leverandøradministrator hos leverandøren i Sykehusinnkjøp HFs Leverandørportal kan logge inn i Ivalua og legge nye brukere til virksomhetens konto. Disse får også mulighet til å logge seg inn og gjøre handlinger på vegne av leverandøren, som for eksempel å besvare anbudskonkurranser.

Leverandører er selv ansvarlig for å forvalte egne brukere. Vi anbefaler å kun legge til leverandørkontakter med adresser som tilhører leverandørens epostdomener (ikke offentlige domener som Hotmail og Gmail).

Viktig: Når en person legges til som leverandørkontakt for en leverandør er det epostadressen som oppgis som blir brukernavnet deres. Den kan kun brukes én gang. Hvis en leverandør har flere juridiske enheter (f.eks. et selskap i Norge og et i Sverige), kan en epostadresse kun knyttes til én av dem.

Denne videoen forklarer hvordan brukeren som oppretter leverandørprofil kan legge til flere personer fra leverandøren som leverandørkontakter. Videoen forklarer også hvordan man endrer informasjon som er registrert for leverandøren.

For en grundigere gjennomgang, se brukermanualens seksjon 02.03 (opprettelse av leverandørkontakt).

Det kan være flere årsaker til at du ikke får logget deg på.. Den vanligste er at leverandøren allerede er registrert i Ivalua, og du har prøvd å registrere dere som ny leverandør og med deg som bruker.

Ta kontakt internt hos dere for å undersøke om virksomheten allerede er opprettet. Hvis det er tilfelle, kan den som har fått rollen som leverandøradministrator legge deg til som bruker i portalen.

Dersom dere ikke er registrert fra før, eller du er usikker på hva som mangler, anbefaler vi at du:

• kontrollerer at alle obligatoriske felt er korrekt utfylt i registreringen
• sørger for at organisasjonsnummer og virksomhetsnavn er oppgitt riktig

• Det er viktig å svare på alle delkontraktene du ønsker å delta i.
• Men det er tilstrekkelig å levere komplett dokumentasjon under den første delkontrakten du leverer tilbud på. For de øvrige delkontraktene må du også sende inn tilbud, men her kan du henvise til at dokumentasjonen allerede er levert under den første delkontrakten.
• Alternativt kan du laste opp all dokumentasjon på hver enkelt delkontrakt du leverer tilbud på.

Ja, Ivalua har gratis supporttjeneste som leverandører kan ta kontakt med dersom de trenger teknisk support. Kontaktinformasjon for support ligger på Ivaluas forside.

Åpningstid for support er 09.00-16.00.

Nei, det er gratis for leverandører å bruke Ivalua.

Nei, Ivalua tilbyr ikke anbudsvarsling. Det finnes derimot flere eksterne varslingstjenester på markedet, og disse vil fortsette å inkludere Sykehusinnkjøp HFs anskaffelser også etter at vi gikk over til Ivalua.

Unntaket er noen Del I-anskaffelser som kun blir publisert i Sykehusinnkjøp sin offentlige Ivalua portal.

Det vil som før også være mulighet for å søke etter anbudskonkurranser som Sykehusinnkjøp HF kunngjør i Doffin og TED. Du kan lese mer om dette på Doffins nettsider.

Nei, anskaffelser som tidligere er gjennomført i Mercell og avtaler som tidligere er signert i Mercell vil fortsatt ligge der. De påvirkes ikke av at Sykehusinnkjøp HF går over til Ivalua.

Gi beskjed til prosjektleder for anskaffelsen når en avtale tildeles, så vil prosjektlederen velge personen som signatar når den sendes til signering.

På sikt er det meningen at denne funksjonen skal kunne gi mindre arbeid med å laste opp slike dokumenter. Dette krever derimot at konkurransegrunnlaget åpner for at vi kan hente dokumenter på denne måten.

Vi er i ferd med å oppdatere malene våre for å åpne for dette, men inntil videre bør leverandører laste opp dokumenter med tilbudene selv om de også er lastet opp på selskapsprofilen deres.

For avtaler som ble inngått før vi tok i bruk Ivalua vil det ofte ikke ligge kontraktsdokumenter i Ivalua. Med tid vil flere og flere av disse avtalene oppdateres eller erstattes - og da vil dokumentene legges til. Dette er alle avtaler som er blitt inngått i Mercell før overgangen til Ivalua, og leverandører kan fortsatt finne kontraktsdokumentene i Mercell.

Alle nye avtaler som inngås i Ivalua vil ha kontraktsdokumenter lastet opp på avtalen.

Ja, det er tilstrekkelig å klikke på «Meld interesse» for å bli invitert til markedsdialog. Sykehusinnkjøp ønsker at all kommunikasjon (uansett fase i anskaffelsen) skal foregå via «Spørsmål og svar». Velg den kategorien som passer best til type henvendelse. Dersom Sykehusinnkjøp ønsker dokumenter, vil de gi beskjed om det via «Spørsmål og svar».

Fanene som vises i tilbudet, avhenger av hva som er inkludert av den som har opprettet det. Det er derfor ikke sikkert at alle faner er tilgjengelige. Hvis du for eksempel ikke ser faner som «Prisliste» eller «Svar på krav og spørsmål», betyr det at disse ikke er en del av tilbudet. Du skal kun besvare og fylle ut spørsmål i de fanene som faktisk er synlige i anbudet på venstre side.

Dersom det er informasjon du skal svare på som ikke ligger som en egen fane, kan dette lastes opp som dokument under informasjonsfanen, i boksen «Leverandørdokumenter».

Dokumentene lastes opp under venstre fane «Informasjon», i boksen «Leverandørdokumenter».

Dersom du har spørsmål til selve innholdet i konkurransen eller konkurransedokumentene, kan du gå til fanen «Spørsmål og svar samt avklaringer» inne i anskaffelsen.

For å finne ut hvordan du kan legge til en kollega, følg brukermanualen som ligger på forsiden på venstre side etter at du har logget inn.

For å legge til en kollega i teamet på anskaffelsen, klikk på «Mitt team» på venstre fane inne i anskaffelsen, og deretter på «Velg kontakt» eller «Opprett en ny kontakt».

Du trenger ikke å laste ned ESPD for å fylle det ut, det fylles inn direkte i Ivalua. Selve utfyllingen starter på «Del 2: Informasjon om leverandøren».

Dersom du har en underleverandør som må fylle ut ESPD-skjemaet, kan du klikke på «Last ned ESPD-fil» under ESPD og «Informasjon og verktøy», og deretter konvertere filen til et leselig format via denne lenken.

For å gjenbruke en utfylt ESPD, gå til ESPD-fanen til venstre og velg «Informasjon og verktøy». Der kan du velge et tidligere utfylt ESPD-skjema via «Initialiser fra en annen ESPD» og klikke på «Initialiser fra». Du får da opp det tidligere utfylte ESPD-skjemaet ditt. Husk å dobbeltsjekk at alt info er riktig utfylt. 

Hvis du får en feilmelding, skyldes det som regel at ett eller flere obligatoriske felt ikke er fylt ut. Vennligst sjekk at alle spørsmål merket med rød stjerne er besvart.

Vær spesielt oppmerksom på at enkelte deler, som Del 3 seksjon A og C, inneholder mange spørsmål. Sørg for at du har gått gjennom hele siden og fylt ut alle feltene før du sender inn.

Bildet viser Del 3, seksjon A og B. Vi gjør oppmerksom på at man må gjøre det samme for seksjon C og D nedover.

ESPD er et standardisert skjema som brukes i forbindelse med anskaffelser. Leverandøren er selv ansvarlig for å fylle inn korrekt informasjon. Dersom du er usikker på innholdet i ESPD eller hva spørsmålene betyr, anbefales det å se veiledningen på DFØ sine sider.

For å se om tilbudet er sendt inn, gå inn i anskaffelsen og klikk på fanen «Historie» på venstre side. Her kan du se status på tilbudet og kontrollere innholdet.

Tilbudet trenger ikke å signeres for å leveres inn.

Dersom anskaffelsen inkluderer ESPD, fyller du enkelt inn navnet ditt på siste side, «Del 6: Avsluttende erklæringer».

Hvis anskaffelsen ikke har ESPD, trenger du ikke å gjøre noe ytterligere – tilbudet anses som gyldig ved innsending.

Dere vil få tilsendt kontraktsdokumentene på epost. Signeringen gjennomføres elektronisk.  

Kardia er navnet som brukes på Ivalua internt i Sykehusinnkjøp HF og i helseforetakene. Dersom du hører noen bruke navnet Kardia, så er det altså Ivalua det er snakk om.