Ønsker dialog om fremtidens kontorstøtteverktøy
På vegne av helseregionene skal Sykehusinnkjøp HF undersøke mulighetene for å konkurranseutsette kontorstøtteverktøy i spesialisthelsetjenesten.
Foto: Adobe Stock
– Markedet for kontorstøtteverktøy er i utvikling. Alternative løsninger har modnet, og det finnes i dag produkter som potensielt kan konkurrere med hele eller deler av Microsoft 365-porteføljen, sier prosjektleder Martin G. Brandtzæg.
– Vi ønsker økt kunnskap om hvilke alternativer som finnes i markedet, og hva som skal til for å kunne gjennomføre en konkurranse i framtiden.
Fakta: Hva er kontorstøtteverktøy?
Kontorstøtteverktøy er digitale verktøy og tjenester som støtter brukernes generelle arbeidsprosesser, produktivitet og samhandling.
Det omfatter typisk:
- Kjernefunksjonalitet: tekstbehandling, regneark og presentasjon
- Kommunikasjon og samarbeid: e-post, chat/meldinger, videomøter, samskriving
- Fildeling og lagring: skylagring, dokumenthåndtering, deling internt/eksternt
- Kalender og planlegging
Ofte inkludert i bredere forstand: Personlig KI-assistent
Inviterer markedet til dialog
Dialog med leverandørmarkedet blir en viktig del av arbeidet. Sykehusinnkjøp har derfor sendt ut en RFI (Request for Information), og vil invitere aktuelle leverandører til markedsdialog i etterkant.
– Gjennom dialogen ønsker vi blant annet mer kunnskap om hvilke løsninger markedet kan tilby, hvordan de kan fungere sammen med eksisterende systemer og hvilke leveransemodeller som kan være aktuelle i spesialisthelsetjenesten, sier Brandtzæg.
Innspillene fra markedet skal være med å danne grunnlag for den videre anskaffelsesstrategien og tidsplanen for en fremtidig konkurranse.
Krever god oversikt
Det er rundt 180 000 ansatte i spesialisthelsetjenesten, hvor om lag 15 prosent jobber i administrative stilinger (kontor), mens de øvrige 85 prosent jobber i kliniske stillinger (sykepleier, lege og tilsvarende).
Spesialisthelsetjenesten kjennetegnes av døgnkontinuerlig virksomhet, mange organisatoriske enheter og et stort mangfold av roller, arbeidsformer og brukerbehov. For en betydelig del av de ansatte er pasientbehandling og bruk av kliniske systemer den primære arbeidsflaten, mens andre har tyngre behov. Dette gir andre bruksmønstre enn i tradisjonelle kontorvirksomheter.
– Et eventuelt skifte av løsning vil kunne få store tekniske, organisatoriske og økonomiske konsekvenser. Før en framtidig konkurranse kan gjennomføres, er det derfor nødvendig å få bedre oversikt over blant annet tekniske bindinger og integrasjoner, kostnader, sikkerhet og behovet for opplæring og organisering.
Etablerer nasjonal arbeidsgruppe
Det er nå etablert en nasjonal strategisk arbeidsgruppe som skal kartlegge dagens situasjon og vurdere mulighetsrommet framover.
– Vi skal undersøke hvilke muligheter som finnes. Det kan være å videreføre eller optimalisere dagens løsning, bruke ulike løsninger for ulike brukergrupper, eller konkurranseutsette hele eller deler av området. Vi skal se på både hvilke kostnader og gevinster dette kan gi, samt identifisere risikoer for spesialisthelsetjenesten ved et eventuelt bytte. Det blir også viktig å identifisere hva de ulike alternativene vil kreve når det gjelder teknologi, sikkerhet og organisering. Det er spesielt viktig å ivareta brukernes behov og perspektiv hele veien,
– Målet er ikke å konkludere på forhånd med at dagens løsninger skal erstattes, men å sørge for at spesialisthelsetjenesten har et godt beslutningsgrunnlag og reelle valgmuligheter når kontorstøtteverktøy skal konkurranseutsettes.
Kontaktpersoner
Har du spørsmål? Ta kontakt med prosjektleder Martin Georg Brandtzæg eller avdelingsleder for organisasjon og samfunnskontakt Kjersti Lien.